Первый корпоратив в компании часто поручают человеку, который никогда этим не занимался. Обычно это HR или офис-менеджер. Задача звучит просто: «Сделай праздник». А с чего начать — непонятно. Посмотреть, как это устроено, когда всё продумано, можно на сайте, а ниже — порядок действий, который экономит время и нервы.
Начните с вопроса «зачем». Корпоратив ради галочки и корпоратив, чтобы отметить запуск проекта или закрыть год, — это разные вечера. От цели зависит формат: спокойный ужин, активная программа, выезд за город. Организация корпоративов от Spektr начинается с этого же вопроса, а не с выбора площадки.
Второй шаг — бюджет. Не «сколько не жалко», а конкретная сумма. От неё зависит всё: количество гостей, площадка, меню, программа. Если бюджет скромный, лучше сделать простой вечер хорошо, чем большой праздник плохо. Кейтеринг на мероприятие в офисе обходится дешевле, чем банкет в ресторане, и при этом выглядит достойно.
Третий шаг — дата. В декабре всё занято: площадки, ведущие, бары, кейтеринг. Если планируете новогодний корпоратив, бронировать стоит за два-три месяца. Если обычный — хотя бы за месяц. За две недели до праздника выбор остаётся небольшой.
Четвёртый шаг — количество гостей. От этого зависит всё остальное. До двадцати человек можно собраться в офисе или небольшом ресторане. До пятидесяти нужна площадка посвободнее и хотя бы один бармен. Больше ста — уже полноценное мероприятие с ведущим, программой и логистикой.
Пятый шаг — формат. Сидячий ужин, фуршет, станции, выезд за город. У каждого свои плюсы. Сидячий ужин хорош для небольшой команды: все за столами, есть официанты, подача по порядку. Фуршет удобнее для больших компаний: люди двигаются, общаются, не привязаны к месту. Выездной бар работает в любом формате, но особенно уместен там, где гости стоят и ходят.
Шестой шаг — программа. Ведущий, развлечения, музыка. Без ведущего вечер часто распадается на группки. С ним — идёт по ритму: тост, конкурс, пауза, танцы. Развлечения подбираются под коллектив: для одних караоке, для других квиз, для третьих мастер-класс. Главное — не перегружать.
Седьмой шаг — подрядчики. Кто отвечает за еду, кто за бар, кто за ведущего, кто за площадку. Если собирать всё самому, это занимает недели. Организация корпоративов под ключ удобна тем, что один подрядчик закрывает все блоки. Вы не жонглируете пятью договорами и не сверяете тайминг между командами.
Восьмой шаг — логистика. Как люди доберутся. Где парковка. Что будет, если пойдёт дождь. Кто убирает после. Кто следит за временем. Такие мелочи кажутся скучными, но именно из-за них вечер часто заканчивается раздражением.
Девятый шаг — обратная связь. После праздника стоит спросить людей, что понравилось, а что нет. Это занимает десять минут, но помогает сделать следующий корпоратив лучше. Иногда ответы удивляют: кажется, что все хотели шумную вечеринку, а на деле половина команды мечтала о спокойном ужине.
Если делать всё по порядку, организация не выглядит страшной. Вопрос «зачем», бюджет, дата, гости, формат, программа, подрядчики, логистика. Всё остальное — детали, которые решаются по ходу.
И последнее. Не бойтесь делегировать. Если у вас нет опыта, лучше отдать праздник тем, у кого он есть. Это не значит, что вы не справитесь. Просто когда вечер делает команда, у которой это отлажено, риск испортить день снижается.