Переезд офиса — очень важный момент для любого бизнеса. Это можно рассматривать как новое рождение, начало нового этапа развития компании, но в то же время это может стать большим источником стресса для сотрудников.
Как правильно организовать офисный переезд? Существует несколько советов, которые сделают этот процесс максимально комфортным.
Переезд офиса: советы
Безусловно, первое правило, которому нужно следовать для успешного переезда, — это вовремя организовать всех сотрудников для переезда. Важно создать описание работы и четко разделить обязанности между сотрудниками. Об организации переезда своего рабочего места тогда сможет позаботится каждый. Коробки необходимо подготовить и пометить маркером.в зависимости от их назначения. Таким образом, когда коробки прибудут в новый офис, будет легче разобраться со всеми документами. Не будет путаницы того, что нужно, чтобы сразу приступить к работе. Заблаговременная установка даты переезда может помочь организовать процесс и необходимо разделить задачи.
По возможности оцифруйте документацию. Перед переездом может желательно составить список всей документации в электронном виде. Все, что больше не подлежит обязательству по сохранению по закону, может быть уничтожено. Чтобы уменьшить беспорядок, рекомендуется оцифровать документацию и заархивировать ее. Также рекомендуется внимательно проверить канцелярские товары. Изношенные штампы, ручки и маркеры можно выбросить. Со временем в офисе хранятся предметы, которые занимают место.
Обязательно надо понять, понадобится ли транспортная компания или получится своими силами перевезти вещи с одного офиса в другой. Если количество вещей и папок велико, а доступное время для переезда сокращено, то лучшим выбором может стать помощь профессионалов. В этом случае достаточно будет позаботиться о подготовке контейнеров с содержимым, а впоследствии и об устройстве нового офиса.
В любом случае важно учитывать время, необходимое для подготовки:
- подготовить коробки и тщательно их упаковать;
- столы и полки должны быть опустошены;
- подготовить упаковку для хрупких предметов;
- подготовьте к транспортировке всю офисную технику.
При смене офиса важно закрыть долги по счетам и не забыть уведомить всех поставщиков, клиентов и сотрудников о переезде офиса. Сплоченность в коллективе поможет в кратчайшие сроки комфортно выполнить офисный переезд.