Любая компания или владелец сайта, который собирает и использует персональные данные пользователей, обязан уведомить об этом Роскомнадзор. Процедура проста, но ошибки при заполнении формы нередко приводят к возврату документов или проверке.
Любая компания или владелец сайта, который собирает и использует персональные данные пользователей, обязан уведомить об этом Роскомнадзор. Процедура проста, но ошибки при заполнении формы нередко приводят к возврату документов или проверке. Чтобы избежать проблем, важно понимать, какие сведения нужно указать и в каком порядке подаётся уведомление.
Когда уведомление обязательно
Оператор персональных данных — это физическое или юридическое лицо, которое самостоятельно определяет цели и способы обработки данных. В этом статусе оказываются:
- интернет-магазины и сервисы с формами регистрации;
- компании, ведущие базы клиентов или сотрудников;
- сайты с формами обратной связи, заявок, онлайн-оплаты;
- работодатели, использующие данные работников в электронных системах.
Даже если данные обрабатываются автоматически (через аналитику, CRM или рассылку), уведомление требуется. Исключения предусмотрены статьёй 22 ФЗ-152 — например, когда данные используются только для внутреннего кадрового учёта или получения единичных обращений без сохранения.
Подготовка к подаче уведомления
Перед заполнением формы нужно определить:
- Кто является оператором — юридическое лицо, ИП или физическое лицо.
- Какие данные собираются — фамилия, имя, e-mail, номер телефона, IP-адрес, cookie, фотографии, анкеты.
- Цель обработки — выполнение договора, обратная связь, учёт клиентов, реклама, аналитика.
- Категории субъектов — клиенты, сотрудники, партнёры, посетители сайта.
- Срок хранения и порядок удаления данных.
- Меры защиты — антивирус, SSL-сертификаты, ограничение доступа, журналирование действий.
- Ответственный за обработку — должность или ФИО сотрудника, который контролирует соблюдение закона.
Эта информация понадобится при заполнении уведомления и при проверках.
Как подать уведомление
Уведомление направляется в электронной форме через сайт Роскомнадзора: pd.rkn.gov.ru.
Пошагово процедура выглядит так:
- Зайти в раздел «Подача уведомления».
- Заполнить электронную форму, указав все обязательные поля.
- Подтвердить достоверность данных цифровой подписью или направить подписанное заявление в территориальное управление Роскомнадзора.
- Дождаться регистрации уведомления и получить входящий номер.
Если подаётся бумажный вариант, его можно отправить заказным письмом или принести лично. Электронная подача удобнее — регистрация занимает до 10 рабочих дней.
Что указывать в уведомлении
Основные разделы формы:
- Сведения об операторе — полное название, адрес, ИНН, ОГРН, контактные данные.
- Основание обработки данных — согласие пользователя, закон, договор или уставные цели.
- Категории данных — персональные, биометрические, специальные (например, медицинские — требуют отдельного разрешения).
- Категории субъектов — физические лица, работники, пользователи сайта.
- Описание мер безопасности — технические и организационные способы защиты.
- Сведения о передаче третьим лицам — если используется CRM, платёжные сервисы или облачное хранение.
- Дата начала обработки — фактический момент запуска систем.
Формулировки должны быть точными, без двусмысленных фраз. Ошибки или неполные сведения часто становятся причиной возврата уведомления.
Регистрация и проверка
После принятия уведомления оператор получает регистрационный номер, по которому его можно найти в открытом реестре на сайте Роскомнадзора.
Этот номер стоит указать в политике конфиденциальности и на странице сайта, где публикуются юридические документы. При обновлении данных (например, изменении адреса, целей обработки или ответственного) оператор обязан направить уточнённое уведомление.
Типичные ошибки
- Указание неполных целей обработки («для ведения деятельности» — недостаточно конкретно).
- Отсутствие ответственного лица.
- Неверный адрес или реквизиты компании.
- Неуказанная передача данных иностранным сервисам (например, Google Analytics, Telegram).
- Пропуск категории субъектов данных.
Любая из этих ошибок может привести к проверке или штрафу до 100 000 ₽ по статье 13.11 КоАП РФ.
Как проверить статус уведомления
Статус регистрации можно отслеживать через раздел «Реестр операторов персональных данных». Если уведомление принято, в списке появится запись с датой и регистрационным номером.
Если записи нет спустя две недели, стоит уточнить в территориальном управлении, не было ли возврата по техническим причинам.
Что делать после подачи
- Разместить политику конфиденциальности и согласие на сайте.
- Организовать учёт согласий пользователей.
- Настроить хранение данных с ограничением доступа.
- Вести внутренние журналы регистрации обращений субъектов.
- Проводить ежегодный аудит соответствия требованиям закона.
Подача уведомления — не формальность, а юридическое подтверждение, что оператор осознаёт ответственность за работу с данными. Это помогает избежать споров с надзорными органами и формирует основу правовой защиты сайта.
При подготовке статьи частично использованы материалы с сайта web2b.law — уведомление о обработке персональных данных в Роскомнадзор
Дата публикации: 29 мая 2022 года